Trên thực tế, khi nói đến tài liệu hệ thống quản lý (TLHTQL), nhiều bệnh viện mặc định hiểu là “phải viết quy trình”. Cách hiểu này không sai, nhưng chưa đủ và dễ dẫn đến viết thừa tài liệu không cần thiết.
Theo cách tiếp cận của ISO 9001, TLHTQL gồm 4 nhóm:
Chính sách
Quy trình, quy định
Hướng dẫn
Biểu mẫu
Với tiêu chí D1.1, cần nhấn mạnh rõ:
D1.1 là tiêu chí “thiết lập hệ thống”, không phải tiêu chí “vận hành kỹ thuật”, do đó không cần nhiều TLHTQL, và một số nhóm có thể không cần ban hành.
1. Nguyên tắc xây dựng TLHTQL cho tiêu chí D1.1
1.1. TLHTQL chỉ được xây dựng khi thực sự cần thiết để hệ thống QLCL vận hành
1.2. Không viết TLHTQL chỉ để “đủ bộ theo ISO”
1.3. Mỗi TLHTQL phải trả lời được câu hỏi: Tài liệu này giúp ai làm gì trong hệ thống QLCL?
1.4. Nếu không có nhu cầu thực tế, có thể kết luận rõ: tiêu chí D1.1 không yêu cầu ban hành TLHTQL ở nội dung đó
2. Nhóm Chính sách
2.1. Chính sách chất lượng bệnh viện
Có thể có, nhưng không bắt buộc đối với D1.1
Nếu bệnh viện đã có:
Tuyên bố định hướng chất lượng;
Cam kết an toàn người bệnh của lãnh đạo;
thì có thể sử dụng, không cần viết thêm
3. Nhóm Quy trình, quy định
3.1. Quy trình quản lý chất lượng bệnh viện
Không bắt buộc đối với D1.1
D1.1 không yêu cầu mô tả chi tiết:
Chu trình cải tiến;
Cách triển khai dự án;
Phương pháp đo lường
Những nội dung này thuộc:
D1.2 (kế hoạch, đề án cải tiến)
D3.2 (đo lường, giám sát)
3.2. Quy định về tổ chức và hoạt động quản lý chất lượng
Nội dung này đã được thể hiện bằng văn bản triển khai lý:
Quyết định thành lập;
Quy chế hoạt động Hội đồng QLCL;
Quy định chức năng nhiệm vụ
Không cần viết lại thành quy trình
4. Nhóm Hướng dẫn
4.1. Hướng dẫn vai trò và trách nhiệm trong hệ thống QLCL
Nên có, nhưng ở mức rất ngắn gọn
Mục đích:
Giúp người mới hiểu hệ thống QLCL;
Giúp đầu mối khoa/phòng biết mình cần làm gì
Nội dung gợi ý:
Vai trò lãnh đạo bệnh viện;
Vai trò Hội đồng QLCL;
Vai trò Phòng/Tổ QLCL;
Vai trò đầu mối QLCL khoa/phòng
Hình thức:
Có thể là 1–2 trang;
Có thể trình bày dạng sơ đồ + diễn giải;
Không cần viết theo cấu trúc quy trình
Kết luận:
Đây là TLHTQL nên có cho D1.1
Giúp hệ thống “chạy được”, không phải để kiểm tra
Có thể đưa vào Quy chế hoạt động của hội đồng QLCL, Mô tả công việc của phòng QLCL, Quy chế hoạt động của mạng lưới QLCL.
5. Nhóm Biểu mẫu
5.1. Biểu mẫu họp Hội đồng Quản lý chất lượng
Nên có, để:
Chuẩn hóa nội dung họp;
Tránh họp hình thức
Ví dụ:
Mẫu chương trình họp;
Mẫu biên bản họp;
Mẫu theo dõi kết luận họp
5.2. Biểu mẫu danh sách mạng lưới quản lý chất lượng
Nên có
Giúp:
Quản lý đầu mối QLCL khoa/phòng;
Dễ cập nhật khi thay đổi nhân sự
Dù là nhỏ, nhưng trong thự tế khi họp hành, lấy ý kiến rất mất thời gian để cập nhật, in danh sách này. Sự nhầm lẫn trong danh sách rất phản cảm.
5.3. Biểu mẫu tổng hợp hoạt động QLCL
Có thể có, nếu bệnh viện muốn theo dõi đơn giản
Không bắt buộc
Không cần thiết kế phức tạp
Kết luận:
Với D1.1, biểu mẫu là nhóm TLHTQL quan trọng nhất, vì:
Dễ dùng;
Phục vụ vận hành;
Được đoàn đánh giá ghi nhận cao
6. Tổng hợp TLHTQL cần có cho tiêu chí D1.1
6.1. Nhóm Chính sách: Không bắt buộc
6.2. Nhóm Quy trình, quy định: Không cần ban hành TLHTQL riêng
6.3. Nhóm Hướng dẫn: Nên có 1 tài liệu hướng dẫn vai trò hệ thống QLCL
6.4. Nhóm Biểu mẫu: Nên có:
Biểu mẫu họp Hội đồng QLCL
Biểu mẫu quản lý mạng lưới QLCL
D1.1 không phải là tiêu chí viết nhiều tài liệu, mà là tiêu chí:
Thiết lập đúng hệ thống;
Phân vai rõ ràng;
Bắt đầu vận hành.
Tóm lại các TLHTQL cần có cho tiêu chí D1.1 gồm:
1. Chính sách chất lượng bệnh viện (nên có)
2. Biểu mẫu họp Hội đồng Quản lý chất lượng
3. Biểu mẫu danh sách mạng lưới quản lý chất lượng
4. Biểu mẫu tổng hợp hoạt động QLCL (nên có để định hình ngay từ đầu các hoạt động)
ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
