Ứng dụng hỗ trợ nhập dữ liệu khảo sát hài lòng người bệnh từ Google Form vào hệ thống KSHL

Trong quá trình triển khai khảo sát hài lòng người bệnh, một khó khăn thường gặp là dữ liệu được thu thập thuận tiện bằng Google Form nhưng sau đó vẫn phải nhập lại vào hệ thống khảo sát hài lòng để tổng hợp, phân tích và báo cáo.

Để giảm thao tác nhập liệu thủ công, QLCL.NET giới thiệu ứng dụng KSHL Importer – công cụ hỗ trợ chuyển dữ liệu khảo sát từ file Excel xuất ra từ Google Form vào hệ thống khảo sát hài lòng trên website.

Ứng dụng được xây dựng theo hướng phục vụ trực tiếp công việc của phòng Quản lý chất lượng và các đơn vị thực hiện khảo sát hài lòng tại bệnh viện.

Ứng dụng giải quyết vấn đề gì?

Trong thực tế, Google Form có nhiều ưu điểm khi tổ chức khảo sát:

• dễ tạo phiếu;
• thuận tiện khi khảo sát bằng điện thoại hoặc máy tính bảng;
• có thể chia sẻ nhanh cho nhiều người thực hiện;
• dữ liệu tự động tập trung về Google Sheet;
• dễ kiểm tra và quản lý dữ liệu ban đầu.

Tuy nhiên, nếu bệnh viện vẫn cần dữ liệu được nhập vào hệ thống KSHL để sử dụng các chức năng tổng hợp và phân tích, nhân viên phải nhập lại từng phiếu. Với vài chục hoặc vài trăm phiếu, công việc này mất khá nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót.

KSHL Importer giúp tự động hóa bước nhập lại này.

Quy trình có thể thực hiện như sau:

Google Form → Google Sheet → Xuất XLSX → KSHL Importer → Hệ thống khảo sát hài lòng

Các chức năng chính

Ứng dụng hiện hỗ trợ quy trình nhập phiếu khảo sát hài lòng người bệnh nội trú.

Sau khi mở chương trình, người dùng đăng nhập tài khoản QLCL.NET. Chỉ khi xác thực thành công, chương trình mới cho phép sử dụng các chức năng tiếp theo.

Người dùng sau đó:

• nhập tài khoản của hệ thống khảo sát hài lòng;
• chọn file Excel .xlsx được xuất từ Google Form;
• chương trình tự kiểm tra cấu trúc file;
• xác định số lượng phiếu cần nhập;
• mở trình duyệt Chrome;
• tự động điền từng trường dữ liệu vào phiếu khảo sát;
• gửi phiếu vào hệ thống.

Các thao tác được thực hiện trên trình duyệt thật, vì vậy người sử dụng có thể quan sát trực tiếp quá trình chương trình nhập từng phiếu.

Kiểm tra dữ liệu trước khi nhập

Một điểm quan trọng của ứng dụng là không nhập dữ liệu một cách “mù”.

Trước khi thực hiện, chương trình kiểm tra:

• file có đúng định dạng Excel hay không;
• số lượng cột có phù hợp không;
• tên các trường có đúng cấu trúc mẫu không;
• thứ tự các trường có thay đổi không;
• file có dữ liệu khảo sát hay không.

Nếu cấu trúc không đúng, chương trình sẽ không cho thực hiện nhập phiếu.

Điều này giúp hạn chế tình trạng dữ liệu từ một biểu mẫu khác bị nhập nhầm vào hệ thống.

Có chế độ chạy thử trước khi gửi thật

Ứng dụng có hai chế độ:

Chạy thử: chương trình điền dữ liệu lên phiếu nhưng chưa gửi. Người sử dụng có thể kiểm tra trực tiếp trên màn hình xem các giá trị đã được đưa đúng vào các trường hay chưa.

Gửi thật: sau khi đã kiểm tra và xác nhận mẫu hoạt động đúng, chương trình mới thực hiện nhập và gửi các phiếu.

Khuyến nghị luôn chạy thử ít nhất một phiếu trước khi nhập hàng loạt.

Vì sao không nhập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu?

KSHL Importer được thiết kế theo hướng mô phỏng quy trình nhập phiếu thông thường trên giao diện website thay vì ghi thẳng dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.

Cách làm này có một số ưu điểm:

• sử dụng chính cơ chế kiểm tra dữ liệu của Webform;
• giảm nguy cơ làm sai cấu trúc dữ liệu nội bộ;
• người dùng quan sát được toàn bộ thao tác;
• dễ kiểm tra và phát hiện lỗi;
• phù hợp hơn khi triển khai cho nhiều đơn vị mà không cần truy cập trực tiếp máy chủ.

Có thể hiểu đơn giản: ứng dụng đóng vai trò như một trợ lý nhập liệu tự động, thao tác trên biểu mẫu giống như người dùng nhưng nhanh và nhất quán hơn.

Đối tượng phù hợp

Ứng dụng đặc biệt phù hợp với:

• Phòng Quản lý chất lượng;
• bộ phận thực hiện khảo sát hài lòng;
• mạng lưới quản lý chất lượng;
• các khoa/phòng được giao khảo sát người bệnh;
• bệnh viện đang sử dụng Google Form để thu thập phiếu nhưng vẫn cần nhập kết quả vào hệ thống KSHL.

Hiệu quả kỳ vọng

Với cách làm truyền thống, một nhân viên phải mở từng phiếu và nhập lần lượt hàng chục trường dữ liệu.

Khi số lượng khảo sát tăng lên hàng trăm phiếu, công việc nhập lại dữ liệu có thể trở thành một khâu tốn nhiều nhân lực nhưng không tạo thêm giá trị chuyên môn.

Ứng dụng giúp chuyển phần việc này từ:

“nhập liệu thủ công”

sang:

“kiểm tra dữ liệu và giám sát quá trình nhập tự động”.

Nhân viên quản lý chất lượng có thể dành nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng hơn như:

• phân tích kết quả khảo sát;
• xác định vấn đề người bệnh chưa hài lòng;
• phân tích nguyên nhân;
• đề xuất hoạt động cải tiến;
• theo dõi sự thay đổi của các chỉ số hài lòng theo thời gian.

Một công cụ nhỏ trong hệ sinh thái hỗ trợ công việc QLCL

KSHL Importer không nhằm thay thế hệ thống khảo sát hài lòng hiện có.

Mục tiêu của ứng dụng đơn giản hơn: giảm một bước công việc thủ công trong quy trình khảo sát hài lòng.

Đây cũng là hướng QLCL.NET đang phát triển: bên cạnh tài liệu, biểu mẫu và hướng dẫn chuyên môn, từng bước xây dựng các công cụ nhỏ phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày của cán bộ quản lý chất lượng bệnh viện.

Các phiên bản tiếp theo có thể tiếp tục được hoàn thiện dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của các bệnh viện, đặc biệt đối với các mẫu khảo sát khác và các bước kiểm tra, tổng hợp dữ liệu trước khi nhập.

KSHL Importer – giảm thời gian nhập liệu, dành nhiều thời gian hơn cho phân tích và cải tiến chất lượng.