7. Các vấn đề hay gặp khi triển khai [D1.1]

D1.1 là tiêu chí “nền móng”. Nếu triển khai sai từ đầu, các tiêu chí cải tiến phía sau rất khó làm thật. Dưới đây là những vấn đề gặp đi gặp lại ở nhiều bệnh viện, bất kể tuyến hay quy mô.

1. Hiểu sai bản chất của D1.1

1.1. Xem D1.1 là tiêu chí “viết cho đủ hồ sơ”

Nhiều bệnh viện tập trung:

• Ban hành quyết định;

• Viết quy chế;

• Chuẩn bị hồ sơ đẹp;

nhưng hệ thống không vận hành thực tế.

1.2. Nhầm D1.1 với D1.2

D1.1 là:

• Thiết lập hệ thống;

D1.2 là:

• Lập kế hoạch, đề án cải tiến.

Làm D1.1 như D1.2 sẽ:

• Viết nhiều;

• Làm rối hệ thống;

• Không bền vững.

2. Khoán trắng quản lý chất lượng cho Phòng QLCL

2.1. Phòng QLCL bị biến thành “phòng làm tất cả”

Biểu hiện:

• Mọi việc chất lượng đều đổ về Phòng QLCL;

• Khoa/phòng chỉ phối hợp hình thức.

2.2. Hệ quả

• Phòng QLCL quá tải;

• Khoa/phòng không có trách nhiệm;

• Hệ thống sụp đổ khi thiếu nhân sự QLCL.

3. Hệ thống tồn tại trên giấy, không tồn tại trong thực tế

3.1. Có quyết định nhưng không có hoạt động

• Hội đồng QLCL không họp;

• Mạng lưới QLCL không hoạt động;

• Không có trao đổi về chất lượng.

3.2. Đoàn đánh giá rất dễ phát hiện

Chỉ cần:

• Phỏng vấn vài người;

• Hỏi chéo vai trò.

4. Ban hành quá nhiều văn bản và quy trình

4.1. Viết quy trình cho mọi thứ

• Quy trình QLCL;

• Quy trình cải tiến;

• Quy trình theo dõi;

4.2. Hệ quả

• Nhân viên không đọc;

• Không áp dụng;

• Chỉ dùng khi kiểm tra.

5. Phân công nhiệm vụ chung chung, không rõ trách nhiệm

5.1. Ghi “các khoa/phòng có trách nhiệm…”

Không nêu:

• Ai chịu trách nhiệm chính;

• Ai phối hợp;

• Phạm vi đến đâu.

5.2. Khi có vấn đề

• Không ai nhận trách nhiệm;

• Phòng QLCL bị gọi tên.

6. Đầu mối QLCL khoa/phòng chỉ mang tính hình thức

6.1. Chọn người “cho đủ danh sách”

• Không được giao nhiệm vụ cụ thể;

• Không được công nhận vai trò;

• Không có thời gian tham gia.

6.2. Hệ quả

• Mạng lưới QLCL không vận hành;

• QLCL không lan tỏa.

7. Lãnh đạo chưa thực sự tham gia hệ thống QLCL

7.1. Lãnh đạo chỉ ký văn bản

• Không dự họp;

• Không sử dụng thông tin chất lượng;

• Không chỉ đạo cải tiến.

7.2. Hệ thống mất “trục chỉ huy”

D1.1 không thể vận hành tốt nếu thiếu vai trò lãnh đạo.

8. Truyền thông nội bộ kém, nhân viên không hiểu QLCL để làm gì

8.1. Nhân viên nghĩ QLCL là:

• Kiểm tra;

• Bắt lỗi;

• Thêm việc.

8.2. Hệ quả

• Chống đối thụ động;

• Hợp tác hình thức;

• Khó duy trì lâu dài.

9. Thiết kế hệ thống quá “đẹp”, không phù hợp thực tế

9.1. Sao chép mô hình bệnh viện lớn

• Không đủ nguồn lực;

• Không đủ nhân sự;

• Không vận hành được.

9.2. D1.1 cần:

• Phù hợp;

• Gọn nhẹ;

• Có thể làm thật.

10. Triển khai D1.1 quá vội vàng

10.1. Chạy theo thời hạn kiểm tra

• Làm gấp;

• Vá víu;

• Không chuẩn bị nhân sự.

10.2. Hệ quả

• Điểm có thể đạt;

• Nhưng hệ thống sớm sụp.

11. Không gắn D1.1 với các tiêu chí phía sau

11.1. D1.1 bị “đứng một mình”

• Không hỗ trợ D1.2;

• Không hỗ trợ D2;

• Không hỗ trợ D3.

11.2. Hệ thống QLCL trở nên vô nghĩa

12. Cách nhận diện sớm các vấn đề khi triển khai

12.1. Khi hỏi:

• “Ai chịu trách nhiệm chất lượng tại khoa?”
  → Trả lời vòng vo.

12.2. Khi hỏi:

• “Hội đồng QLCL họp gần nhất khi nào?”
  → Không nhớ rõ.

12.3. Khi hỏi:

• “Phòng QLCL làm gì hằng ngày?”
  → Trả lời chung chung.

13. Thông điệp quan trọng để tránh các vấn đề trên

13.1. Làm ít nhưng đúng

13.2. Vận hành trước, hoàn thiện sau

13.3. QLCL là công cụ quản trị, không phải thủ tục hành chính

Các vấn đề khi triển khai D1.1 không mới, nhưng lặp lại vì:

• Hiểu sai bản chất;

• Làm theo thói quen hành chính;

• Thiếu định hướng từ lãnh đạo.

Tránh được những vấn đề này, bệnh viện đã:

• Đi đúng nửa chặng đường của D1.1;

• Tạo nền tảng vững chắc cho toàn bộ Phần D.