Trong môi trường bệnh viện, họp hành là hoạt động thiết yếu để trao đổi, thống nhất và đưa ra quyết định. Tuy nhiên, không ít đơn vị đang rơi vào tình trạng họp quá nhiều, họp kéo dài, thậm chí họp để... tiếp tục họp. Điều này không chỉ lãng phí thời gian, mà còn là biểu hiện của một hệ thống quản trị chưa dựa trên quy trình chuẩn (SOPs).
1. Thực trạng
Có khoa, phòng phải tham dự họp gần như hằng ngày, vừa họp chuyên môn vừa họp hành chính.
Nhiều cuộc họp kéo dài hàng giờ nhưng không đưa ra quyết định rõ ràng.
Một số vấn đề nhỏ lẽ ra giải quyết ngay tại khoa/phòng, nhưng lại phải đưa lên cuộc họp chung.
Sau họp, vẫn cần thêm văn bản hoặc cuộc họp khác để “thống nhất lại”, khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi.
2. Nguyên nhân
Thiếu SOPs rõ ràng cho công việc: Khi không có quy trình chuẩn, mọi vấn đề đều phải mang ra bàn họp để “xin ý kiến”.
Cơ chế phân quyền chưa hiệu quả: Vì SOPs không làm căn cứ phân định trách nhiệm, lãnh đạo phải can thiệp vào cả việc nhỏ.
Thói quen điều hành qua họp: Họp được xem như công cụ quản lý chính, thay vì giám sát việc tuân thủ SOPs.
Không có chuẩn họp: Thiếu quy trình họp về mục tiêu, nội dung, thời gian và kết quả đầu ra, dẫn đến kéo dài và lan man.
3. Hệ quả
Lãng phí thời gian: Hàng trăm giờ công của nhân viên bị “chôn” trong các cuộc họp mà lẽ ra có thể dành cho công việc chuyên môn.
Giảm hiệu suất làm việc: Nhân viên đi họp liên tục, công việc tồn đọng, ảnh hưởng đến chất lượng chăm sóc người bệnh.
Tâm lý mệt mỏi và chán nản: Họp nhiều nhưng không giải quyết dứt điểm vấn đề làm giảm động lực của đội ngũ.
Chậm trễ quyết định chiến lược: Khi lãnh đạo phải tham dự quá nhiều cuộc họp chi tiết, ít có thời gian cho kế hoạch dài hạn.
Đâu là giải pháp?
Xây dựng SOPs cho quy trình họp: Xác định rõ mục tiêu, thời lượng tối đa, thành phần cần thiết và đầu ra của mỗi cuộc họp.
Phân định trách nhiệm dựa trên SOPs: Các vấn đề thuộc thẩm quyền khoa/phòng phải được giải quyết tại chỗ, không đưa lên họp chung.
Chuyển từ “họp để bàn” sang “họp để quyết”: Cuộc họp chỉ diễn ra khi cần ra quyết định, dựa trên dữ liệu và SOPs sẵn có.
Ứng dụng công nghệ quản lý công việc: Nhiều vấn đề có thể giải quyết qua phần mềm quản lý SOPs và giao việc, thay vì triệu tập họp.
Đo lường và cải tiến: Ghi nhận số lượng, thời gian và hiệu quả cuộc họp, từ đó điều chỉnh quy trình để giảm họp không cần thiết.
Nhiều buổi họp, họp kéo dài không phải là dấu hiệu của quản lý chặt chẽ, mà là dấu hiệu của sự thiếu chuẩn hóa trong vận hành. Khi SOPs được áp dụng, bệnh viện sẽ có hệ thống ra quyết định minh bạch, hiệu quả – giảm bớt những cuộc họp không cần thiết, trả lại thời gian quý giá cho nhân viên và lãnh đạo.
- DrVDT's Blog
- Đăng nhập để gửi ý kiến
