1. Các việc cần làm khi triển khai tiêu chí [D1.1]

Tiêu chí D1.1 không phải là tiêu chí “viết cho đủ hồ sơ”, mà là tiêu chí yêu cầu bệnh viện xây dựng được một hệ thống quản lý chất lượng có thật, vận hành được và duy trì được. Vì vậy, các việc cần làm khi triển khai D1.1 phải được thực hiện theo trình tự logic, tránh làm ngược hoặc làm dàn trải.

Dưới đây là 8 nhóm việc cốt lõi, sắp xếp theo thứ tự triển khai thực tế tại bệnh viện.

1. Thống nhất nhận thức và cam kết của lãnh đạo bệnh viện

Việc đầu tiên và quan trọng nhất, trước cả khi ban hành bất kỳ văn bản nào, là:

• Lãnh đạo bệnh viện hiểu đúng vai trò của hệ thống quản lý chất lượng;

• Thống nhất rằng QLCL không phải việc riêng của Phòng QLCL, mà là công cụ quản trị của lãnh đạo.

Việc cần làm:

• Trao đổi, thống nhất trong Ban Giám đốc về:

  • Mục tiêu thiết lập hệ thống QLCL;

  • Phạm vi và mức độ triển khai phù hợp với bệnh viện;

• Xác định rõ:
  QLCL dùng để cải tiến thực chất, không chỉ để phục vụ kiểm tra đánh giá.

Nếu bước này làm không chắc, toàn bộ D1.1 sẽ dễ rơi vào hình thức.

2. Rà soát thực trạng hệ thống quản lý chất lượng hiện có

Trước khi “thiết lập”, cần trả lời rõ: bệnh viện đang có gì.

Việc cần làm:

• Rà soát:

  • Có hay chưa Phòng/Tổ QLCL?

  • Có Hội đồng QLCL hay chưa?

  • Có nhân sự phụ trách QLCL ở khoa/phòng không?

• Xác định:

  • Nội dung nào đang làm tốt;

  • Nội dung nào làm hình thức;

  • Nội dung nào chưa có.

Đây là cơ sở để thiết kế hệ thống phù hợp, không sao chép mô hình của bệnh viện khác.

3. Xác định mô hình hệ thống quản lý chất lượng phù hợp

Không có một mô hình QLCL duy nhất cho mọi bệnh viện. Việc cần làm là lựa chọn mô hình phù hợp với quy mô, tuyến và nguồn lực.

Ví dụ:

• Bệnh viện tuyến huyện:

  • Tổ QLCL kiêm nhiệm;

  • Mạng lưới QLCL gọn nhẹ;

• Bệnh viện tuyến tỉnh/trung ương:

  • Phòng QLCL chuyên trách;

  • Hội đồng QLCL hoạt động rõ vai trò;

• Bệnh viện chuyên khoa:

  • QLCL gắn chặt với đặc thù chuyên môn sâu.

Mục tiêu là vận hành được, không phải “đẹp trên giấy”.

4. Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý chất lượng

Sau khi xác định mô hình, cần thiết lập đầy đủ các cấu phần tối thiểu của hệ thống QLCL.

Các việc cần làm:

• Thành lập:

  • Hội đồng Quản lý chất lượng bệnh viện;

  • Đơn vị đầu mối QLCL (Phòng/Tổ/Bộ phận);

• Xác định rõ:

  • Vai trò của lãnh đạo bệnh viện;

  • Vai trò của đơn vị QLCL;

  • Vai trò của các khoa/phòng.

Không nên dồn toàn bộ trách nhiệm QLCL cho Phòng QLCL.

5. Thiết lập mạng lưới quản lý chất lượng tại khoa/phòng

D1.1 không đạt nếu QLCL chỉ tồn tại ở cấp bệnh viện.

Việc cần làm:

• Mỗi khoa/phòng:

  • Có ít nhất 01 đầu mối phụ trách QLCL;

  • Biết rõ vai trò phối hợp với Phòng QLCL;

• Thống nhất cơ chế:

  • Tham gia cải tiến;

  • Phản hồi vấn đề chất lượng;

  • Thực hiện giám sát nội bộ.

Mạng lưới QLCL là yếu tố quyết định tính lan tỏa và duy trì.

6. Xây dựng khung hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng

Ở giai đoạn triển khai D1.1, chưa cần làm quá sâu, nhưng phải xác định rõ:

• Hệ thống QLCL sẽ làm những việc gì trong năm;

• Phạm vi tham gia của các khoa/phòng.

Việc cần làm:

• Xác định các nhóm hoạt động chính:

  • Tự đánh giá chất lượng;

  • Hỗ trợ cải tiến;

  • Giám sát an toàn người bệnh;

• Tránh nhầm lẫn:

  • Hoạt động QLCL (D1.1)

  • Với kế hoạch cải tiến cụ thể (D1.2).

7. Đào tạo và truyền thông nội bộ về hệ thống QLCL

Một lỗi rất hay gặp là:

“Có hệ thống nhưng nhân viên không biết hệ thống đó để làm gì”.

Việc cần làm:

• Truyền thông ngắn gọn cho:

  • Lãnh đạo khoa/phòng;

  • Đầu mối QLCL;

• Làm rõ:

  • QLCL không phải để kiểm tra – phạt;

  • QLCL là công cụ hỗ trợ cải tiến công việc.

Giai đoạn này chưa cần đào tạo sâu, nhưng cần đúng thông điệp.

8. Bắt đầu vận hành thử hệ thống quản lý chất lượng

D1.1 chỉ được coi là triển khai khi hệ thống bắt đầu hoạt động, dù ở mức đơn giản.

Việc cần làm:

• Tổ chức họp Hội đồng QLCL;

• Phòng/Tổ QLCL bắt đầu thực hiện vai trò điều phối;

• Có ít nhất một số hoạt động QLCL được ghi nhận:

  • Họp;

  • Phản hồi;

  • Hỗ trợ khoa/phòng.

Đoàn kiểm tra thường đánh giá rất cao dấu hiệu vận hành thực tế, dù chưa hoàn hảo.

Triển khai tiêu chí D1.1 không phải là “làm nhanh cho xong”, mà là:

• Xây dựng nền móng;

• Chấp nhận làm từ đơn giản;

• Ưu tiên vận hành thật.

Một bệnh viện làm tốt D1.1 là bệnh viện:

• Có hệ thống QLCL rõ ràng;

• Có người chịu trách nhiệm;

• Có hoạt động thực tế;

• Và có khả năng duy trì lâu dài.