Phụ lục C3.2 - [Cách làm] TM15-22 liên quan rà soát ứng dụng CNTT và áp dụng kết quả vào cải tiến

Việc triển khai rà soát phần mềm và việc ứng dụng CNTT là hoạt động quan trọng, bắt buộc phải tiến hành định kỳ theo các yêu cầu khắt khe của hệ thống CNTT. Tuy nhiên bệnh viện cần lựa chọn ưu tiên cần khảo sát lĩnh vực gì.

Tiểu mục 15 của C3.2 thực chất là đánh giá toàn diện hiệu quả hệ thống CNTT, không chỉ kiểm tra kỹ thuật mà phải bao phủ cả vận hành, dữ liệu và giá trị sử dụng trong quản lý. Nếu rà soát không đúng trọng tâm, bệnh viện dễ rơi vào kiểm tra hình thức (chỉ kiểm tra lỗi phần mềm).

Trong file đính kèm là các biên bản rà soát cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Khá nhiều bệnh viện thuê các đối tác bên ngoài rà soát độc lập, bên cạnh tự rà soát các nội dung theo nhu cầu thực tế - mà bệnh viện có thể nhận định. ACE tải file về để tham khảo nhé.

Trong danh sách đính kèm có các ví dụ:

1. Rà soát máy chủ cơ sở dữ liệu: đối tác độc lập rà soát. Thường sẽ dùng powerpoint hoặc xls để có các vấn đề chi tiết giải quyết cũng như hình ảnh minh họa.

2. Kế hoạch rà soát các vấn đề tồn tại của hệ thống CNTT: ở đây bệnh viện ra thông báo hoặc lập kế hoạch rà soát. Trong đó phòng CNTT làm đầu mối, các khoa gửi vướng mắc về bằng văn bản, bằng google form hoặc bằng phần mềm chuyện dụng của bệnh viện. - kèm biên bản rà soát theo mẫu sơ đồ Gantt để kiểm soát tiến độ (tiểu mục 22)

3. Báo cáo, biên bản rà soát do phòng CNTT thực hiện theo chuyên đề. Dù nặng về hành chánh, nhưng nội dung đơn vị có thể tự đưa vào theo đúng thực tế đã làm: hình ảnh, số liệu, thông tin chạy test.

4. Phiếu đề xuất vướng mắc

5. Biên bản giao ban phòng CNTT: luôn có nội dung rà soát và tiến độ khắc phục. Đây là tài liệu rất giá trị, thực chất phản ảnh tiểu mục này.

6. File excel theo dõi tiến độ khắc phục các vấn đề liên quan CNTT - dành cho đơn vị chưa quản lý vấn đề/issue trên phần mềm

Dưới đây là cách xác định các lĩnh vực cần rà soát và thứ tự ưu tiên phù hợp thực tế bệnh viện.

1. Các lĩnh vực cần rà soát trong C3.2

1.1. Hạ tầng CNTT

• Mạng nội bộ (LAN), internet

• Máy chủ, thiết bị lưu trữ

• Máy trạm tại khoa/phòng

Nội dung rà soát:

• Tốc độ, độ ổn định

• Tình trạng gián đoạn

1.2. Phần mềm và hệ thống thông tin

• HIS, LIS, PACS, EMR (nếu có)

• Các phân hệ:

  • Khám bệnh

  • Điều trị

  • Dược

  • Viện phí

Nội dung rà soát:

• Lỗi phần mềm

• Tính đầy đủ chức năng

• Khả năng đáp ứng thực tế

1.3. Mức độ sử dụng tại các khoa/phòng

• Tỷ lệ sử dụng phần mềm

• Có sử dụng đầy đủ hay không

Nội dung rà soát:

• Có làm song song giấy – máy không

• Có bỏ qua bước trên hệ thống không

1.4. Chất lượng dữ liệu

• Độ đầy đủ

• Độ chính xác

• Tính kịp thời

Nội dung rà soát:

• Sai ICD

• Thiếu thông tin

• Nhập sai thời điểm

1.5. Tích hợp và liên thông hệ thống

• Kết nối giữa:

  • HIS – LIS – PACS

  • Thiết bị y tế

Nội dung rà soát:

• Có nhập liệu lặp lại không

• Dữ liệu có tự động liên thông không

1.6. Bảo mật và an toàn thông tin

• Phân quyền truy cập

• Quản lý tài khoản

• Sao lưu dữ liệu

Nội dung rà soát:

• Rủi ro rò rỉ dữ liệu

• Khả năng phục hồi

1.7. Khả năng kết xuất và phân tích dữ liệu

• Báo cáo

• Dashboard

• Chỉ số quản lý

Nội dung rà soát:

• Có xuất được dữ liệu không

• Có phục vụ quản lý không

1.8. Công tác hỗ trợ và vận hành CNTT

• Thời gian xử lý sự cố

• Hỗ trợ người dùng

Nội dung rà soát:

• Có quy trình xử lý lỗi không

• Người dùng có được hỗ trợ kịp thời không

1.9. Đào tạo và năng lực người sử dụng

• Đào tạo ban đầu

• Đào tạo lại

Nội dung rà soát:

• Nhân viên có sử dụng đúng không

• Có hiểu hệ thống không

1.10. Hiệu quả sử dụng CNTT trong quản lý

• Sử dụng dữ liệu trong điều hành

• Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Nội dung rà soát:

• Lãnh đạo có dùng dữ liệu không

• Báo cáo có được phân tích không

2. Thứ tự ưu tiên rà soát trong bệnh viện

Không phải tất cả lĩnh vực đều quan trọng như nhau. Cần ưu tiên theo nguyên tắc: ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dữ liệu và vận hành chuyên môn.

Ưu tiên 1: Mức độ sử dụng và chất lượng dữ liệu

Đây là hai yếu tố quan trọng nhất.

• Có sử dụng phần mềm không

• Dữ liệu có đúng không

Nếu 2 nội dung này không đạt:

• Toàn bộ hệ thống CNTT coi như không có giá trị

Ưu tiên 2: Phần mềm và quy trình vận hành

• Phần mềm có phù hợp thực tế không

• Quy trình có áp dụng được không

Nếu không phù hợp:

• Nhân viên sẽ không sử dụng

Ưu tiên 3: Tích hợp và liên thông

• Có nhập liệu nhiều lần không

• Có kết nối hệ thống không

Đây là điều kiện để đạt mức điểm cao

Ưu tiên 4: Hạ tầng CNTT

• Mạng có ổn định không

• Máy có đủ không

Nếu hạ tầng yếu:

• Người dùng sẽ bỏ hệ thống

Ưu tiên 5: Phân tích và sử dụng dữ liệu

• Có báo cáo không

• Có dùng trong quản lý không

Đây là bước chuyển từ “CNTT” sang “quản trị bằng dữ liệu”

Ưu tiên 6: Bảo mật và an toàn thông tin

• Kiểm soát truy cập

• Sao lưu dữ liệu

Đây là yêu cầu bắt buộc nhưng thường bị xem nhẹ

3. Gợi ý cách tổ chức rà soát hiệu quả

Để đáp ứng đúng tiểu mục 15, nên:

• Rà soát theo 3 cấp:

  • Khoa/phòng

  • Phòng CNTT

  • Cấp bệnh viện

• Kết hợp:

  • Kiểm tra thực địa

  • Phân tích dữ liệu hệ thống

• Có sản phẩm đầu ra:

  • Danh sách lỗi

  • Danh sách vấn đề

  • Kế hoạch cải tiến

Tiểu mục 15 không yêu cầu “có rà soát”, mà yêu cầu:

• Rà soát đúng trọng tâm

• Phát hiện được vấn đề

• Có hành động cải tiến

Trong thực tế, bệnh viện nên tập trung trước hết vào:

• Sử dụng thực tế

• Chất lượng dữ liệu

Sau đó mới đến:

• Tích hợp

• Phân tích

• Nâng cao hệ thống

Đây là cách tiếp cận giúp triển khai C3.2 đi từ thực chất → bền vững → nâng cao, thay vì làm hình thức.