2. Văn bản cần ban hành khi triển khai [D1.2]

Một trong những nguyên nhân khiến D1.2 bị làm hình thức là do bệnh viện ban hành quá nhiều văn bản, hoặc ban hành sai loại văn bản (dùng quyết định hành chính cho nội dung cần linh hoạt).
Vì vậy, với D1.2, cần xác định rõ: ban hành cái gì là bắt buộc, cái gì chỉ nên có, và cái gì không nên ban hành.

1. Nguyên tắc ban hành văn bản cho tiêu chí D1.2

1.1. Văn bản của D1.2 nhằm cho phép và định hướng cải tiến, không nhằm kiểm soát hành chính

1.2. Mỗi văn bản phải phục vụ trực tiếp cho:

• Việc lập kế hoạch cải tiến;

• Việc triển khai đề án cải tiến;

• Việc theo dõi, tổng hợp kết quả cải tiến.

1.3. Không ban hành văn bản trùng lặp với:

• Quy định tổ chức hệ thống QLCL (D1.1);

• Quy trình chuyên môn thường quy.

2. Nhóm văn bản BẮT BUỘC cần ban hành

2.1. Kế hoạch cải tiến chất lượng bệnh viện (ban hành kèm theo quyết định)

Nhiều nơi ban hành "Quyết định ban hành Kế hoạch cải tiến chất lượng hằng năm". Nhưng mình nghĩ không cần thiết. Còn Kế hoạch này đính kèm quyết định. Tùy quy định của bệnh viện bạn để làm thêm.

2.1.1. Bản chất

• Đây là văn bản trung tâm của D1.2.

2.1.2. Nội dung tối thiểu

• Danh mục các vấn đề cải tiến;

• Mục tiêu cải tiến chính;

• Đơn vị chịu trách nhiệm;

• Thời gian dự kiến.

• Mẫu biên bản sơ kết, tổng kết hoạt động CTCL cũng nên soạn thảo ngay từ đầu để chủ động theo dõi kết quả cải tiến.

2.1.3. Lưu ý

• Không cần chi tiết như đề án;

• Có thể điều chỉnh trong năm;

• Phù hợp nguồn lực thực tế.

3. Nhóm văn bản CẦN THIẾT để triển khai hiệu quả

3.1. Quyết định phê duyệt đề án cải tiến chất lượng

Có thể làm chung hoặc riêng cho mỗi đề án, tùy quy định bệnh viện.

3.1.1. Khi nào cần ban hành

• Với đề án cải tiến:

  • Phức tạp;

  • Liên khoa/phòng;

  • Có tác động lớn đến người bệnh.

3.1.2. Nội dung cốt lõi

• Tên đề án;

• Mục tiêu;

• Đơn vị chủ trì;

• Thời gian triển khai.

3.1.3. Lưu ý

• Không cần ban hành cho mọi cải tiến nhỏ;

• Tránh tạo áp lực hành chính.

3.2. Văn bản phân công đơn vị chủ trì và phối hợp cải tiến

Tùy vào tính chất phức tạp, quy mô, độ "khó" của đề án. Ví dụ 1 đề án Lean cải tiến quy trình khám bệnh ngoại trú nên có các văn bản này: thành lập ban cải tiến, thậm chí hội đồng cải tiến với nhiệm vụ cụ thể được ghi trong quyết định thành lập.

3.2.1. Mục đích

• Tránh tình trạng “ai cũng tham gia nhưng không ai chịu trách nhiệm”.

3.2.2. Hình thức

• Có thể:

  • Lồng ghép trong kế hoạch;

  • Hoặc ban hành thông báo phân công.

3.2.3. Lưu ý

• Không cần ban hành thành nhiều quyết định riêng lẻ;

• Ưu tiên đơn giản, dễ hiểu.

4. Nhóm văn bản HỖ TRỢ (có thì tốt, không có không bị trừ điểm)

4.1. Hướng dẫn nội bộ về xây dựng đề án cải tiến chất lượng

Giai đoạn đầu nên ban hành hướng dẫn này, đính kèm theo Kế hoạch cải tiến. Biểu mẫu đề án, bảng kiểm hướng dẫn đề án là phần quan trọng của hướng dẫn này.

Về lâu dài, khi ổn định --> chuyển văn bản này thành TLHTQL.

4.1.1. Mục đích

• Thống nhất cách làm;

• Hỗ trợ khoa/phòng còn lúng túng.

4.1.2. Nội dung

• Các bước cơ bản xây dựng đề án;

• Ví dụ minh họa đơn giản.

4.1.3. Lưu ý

• Không viết như quy trình bắt buộc;

• Chỉ mang tính hướng dẫn.

4.2. Thông báo phát động hoặc truyền thông về cải tiến chất lượng

Thông báo có thể ban hành nhiều lần để thúc đẩy, điều chỉnh, hay để "vá" bổ sung các mục còn thiếu trong kế hoạch cải tiến, trong hoạt động thực tế.

Nhưng lưu ý nguyên tắc: ban hành ít, chỉ ban hành khi thật sự cần thiết.

4.2.1. Mục đích

• Tạo động lực;

• Khuyến khích tham gia cải tiến.

4.2.2. Lưu ý

• Không mang tính phong trào;

• Gắn với nội dung cải tiến cụ thể.

5. Những văn bản KHÔNG NÊN ban hành cho D1.2

5.1. Quy trình cải tiến chất lượng cứng nhắc, áp dụng cho mọi tình huống (chỉ ban hành khi hoạt động QLCL đã rất "ổn định")

5.2. Quy định xử phạt khi không hoàn thành cải tiến (thường các bệnh viện đưa vào xét hoàn thành nhiệm vụ hoặc chương trình thi đua khen thưởng cuối năm rồi)

5.3. Các báo cáo cải tiến dài, nặng hình thức

5.4. Văn bản trùng lặp với kế hoạch chuyên môn thường quy

6. Mối liên hệ giữa văn bản D1.2 và các tiêu chí khác

6.1. Văn bản D1.2 phải dựa trên:

• Hệ thống QLCL của D1.1.

6.2. Kết quả triển khai D1.2 sẽ:

• Là đầu vào cho D2 (các hoạt động cải tiến cụ thể);

• Là dữ liệu cho D3 (đánh giá, đo lường).

6.3. Nếu văn bản D1.2 bị hành chính hóa, toàn bộ chuỗi cải tiến phía sau sẽ bị ảnh hưởng.

Với tiêu chí D1.2:

• Ít văn bản nhưng đúng trọng tâm tốt hơn nhiều văn bản hình thức;

• Văn bản phải tạo điều kiện cho cải tiến, không làm nặng thêm thủ tục.

Ban hành đúng văn bản cho D1.2 sẽ giúp bệnh viện:

• Triển khai cải tiến linh hoạt;

• Dễ duy trì;

• Và được đánh giá cao về chất lượng thực chất.

Tóm lại, các văn bản hành chính cần ban hành gồm:

1. Kế hoạch cải tiến bệnh viện hàng năm (bệnh viện nhỏ cần nhắc có thể 2 năm). Có nhiều phụ lục: đầu việc cụ thể, kinh phí, ... báo cáo tổng kết.

2. Hướng dẫn xây dựng - báo cáo đề án CTCL (kèm mẫu đề án, bảng kiểm hướng dẫn)

ACE đồng nghiệp có thể tải về tham khảo từ cây thư mục cuốn sách.